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Bon nombre des membres des CCED sont des bénévoles, par exemple des parents d’élèves ayant des besoins particuliers. Les membres des CCED peuvent avoir des antécédents variés en matière de scolarité, de culture et d’expérience; et certains peuvent avoir peu d’expérience en matière de comités. Les membres des CCED peuvent avoir besoin de précisions à propos des attentes et des processus à l’égard des réunions afin de devenir des participants efficaces aux réunions des CCED. (Voir également la Section 5 portant sur les processus des réunions.)
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Les membres des CCED devraient arriver à temps aux réunions des CCED, avoir en main les renseignements pertinents et avoir lu l’ordre du jour et les documents à l’appui fournis avant la réunion. Pour aider à donner le ton aux réunions, les conseils scolaires peuvent préparer ou partager de la documentation sur un code de conduite ou une norme portant sur le déroulement des réunions. Le Tableau 5 montre quelques exemples d’attentes envers les réunions ou de normes en la matière.[/av_textblock]
[av_heading tag=’h3′ padding=’10’ heading=’Tableau 5 : Exemples d’attentes ou de normes en matière de réunions’ color=” style=” custom_font=” size=” subheading_active=” subheading_size=’15’ custom_class=”][/av_heading]
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Le CCPAP des CCED a relevé certaines des compétences clés qui sont utiles aux membres des CCED, notamment :[/av_textblock] [av_one_half first min_height=” vertical_alignment=’av-align-top’ space=” custom_margin=’aviaTBcustom_margin’ margin=’0px’ margin_sync=’true’ padding=’0px’ padding_sync=’true’ border=” border_color=” radius=’0px’ radius_sync=’true’ background_color=” src=” attachment=” attachment_size=” background_position=’top left’ background_repeat=’no-repeat’ animation=” mobile_display=”] [av_textblock size=” font_color=” color=”]
- Communication
- Présentation
- Promotion du travail d’équipe
- Résolution des problèmes
- Gestion du temps
- Prise de notes
- Écoute
- Affirmation
- Prise de décisions
- Négociation
- Recherche
- Organisation
- élaborer ou partager un code de conduite pour les membres ou des attentes ou normes par rapport aux réunions qui résument les attentes et, au besoin, les conséquences (voir également le Tableau 5 pour des exemples des attentes face aux réunions);
- remettre aux membres des CCED les documents sur les réunions au moins cinq (5) jours ouvrables avant chaque réunion;
- indiquer à l’ordre du jour lorsqu’un élément est présenté en vue d’une prise de décision et fournir des modèles ou des outils permettant de faciliter l’identification des options et des répercussions des choix qui seront faits;
- fournir aux membres des CCED, au personnel et aux invités qui présenteront des exposés une directive nette quant à l’objet, au contenu ainsi qu’aux plages horaires. Par exemple, en établissant un lien entre la présentation et le plan de l’EED, le plan d’amélioration du conseil scolaire pour le rendement des élèves ou le plan stratégique du conseil scolaire;
- demander aux présentateurs de remettre les documents à distribuer accompagnés des renseignements récapitulatifs avec les idées ou les faits clés en caractères gras ou en listes à puces;
- encourager les présentateurs à organiser les renseignements par blocs ponctués de pauses fréquentes afin de confirmer que les membres ont entendu et compris la matière;
- s’assurer que les représentants exposent clairement ce qu’ils attendent de la part des CCED en fournissant une liste de questions ou d’options de discussion, incluant le temps imparti pour les discussions ou les activités en petits groupes;
- fourir aux membres des CCED des formulaires d’évaluation des présentations;
- inclure des plages horaires pour les exposés ou désigner un chronométreur pour s’assurer que les exposés ne soient ni trop longs ni trop détaillés;
- aider les membres des CCED à faire des exposés à l’intention des CCED en fournissant un plan ou une liste de questions pour cadrer les exposés; un modèle de présentation; et des possibilités de présenter en petits groupes.
Au Tableau 4 se trouve une liste de questions que les membres des CCED peuvent se poser au moment de préparer les réunions des CCED.[/av_textblock] [av_heading tag=’h3′ padding=’10’ heading=’Tableau 4 : Liste de contrôle pour la préparation des réunions des CCED’ color=” style=” custom_font=” size=” subheading_active=” subheading_size=’15’ custom_class=”][/av_heading] [av_textblock size=” font_color=” color=”]
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Qui? Quoi? Quand? Où? Pourquoi?
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Comment?
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| À quel endroit se tiendra la réunion? | Comment puis-je contribuer aux CCED? |
| Quand la rencontre aura-t-elle lieu? | Comment dois-je obtenir l’information? |
| Quel en est le but? | Comment dois-je partager l’information? |
| Pourquoi y vais-je? | Comment dois-je utiliser l’information? |
| Que puis-je souhaiter accomplir lors de la réunion? | Comment dois-je encourager les autres à participer? |
| Quels renseignements devrai-je y apporter? | Comment dois-je bien apprendre et bien écouter? |
| Quelles questions souhaitai-je aborder? | Comment dois-je encourager le conseil et les autres membres des CCED à étudier toutes les possibilités? |
| Que vais-je signaler à propos de mon association? | Comment dois-je obtenir une rétroaction? |
| Quels renseignements souhaitai-je retirer de la réunion? | Comment doit-on appuyer un processus qui encouragera la rétroaction et le suivi de la part des membres des CCED, les gestionnaires scolaires et les conseillers scolaires? |
| Que ferai-je des renseignements que j’aurai obtenus? |
| Préciser les attentes à l’égard des membres |
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| Préciser les procédures d’assemblée |
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| Durant les exposés ou les discussions |
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| À la fin de la rencontre |
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