(5.7) Évaluation des réunions

Le CCPAP des CCED recommande une évaluation périodique des réunions des CCED. L’évaluation des réunions ne doit pas être complexe. Elle peut être officielle ou officieuse. L’évaluation devrait, toutefois, être menée de façon périodique ou annuelle.

Les pratiques efficaces pour évaluer les réunions des CCED comprennent :

• inviter les membres des CCED à commenter à la fin des réunions ou lors de réunions choisies une fois ou deux par année;
• mener une évaluation des réunions en tant que point récurrent à l’ordre du jour lors de chaque réunion;
• mettre sur pied un sous-comité pour concevoir et recommander un processus d’évaluation des réunions;
• demander aux membres de fournir une rétroaction sur les réunions au président ou au vice-président;
• collaborer avec le service de la recherche du conseil scolaire pour mener des évaluations récurrentes ou annuelles des réunions des CCED.

Un outil tout simple qu’ont utilisé avec  succès un certain nombre de CCED est le gabarit « Cesser/Commencer/Continuer », illustré au Tableau 10. Ce formulaire peut être copié et rempli par chacun des membres sur une base individuelle ou il peut prendre la forme d’une activité animée pour des petits groupes ou pour l’ensemble de la membriété. Un autre exemple de formulaire d’évaluation des réunions se trouve à l’Annexe 4.

La reddition de comptes est l’un des volets les plus importants de l’évaluation des réunions et un suivi est essentiel. La direction des CCED, notamment le président, le vice-président et les agents de supervision des conseils scolaires, doit écouter les membres et donner suite aux suggestions de attentes modifiées. La reddition de comptes exige que les activités visant à évaluer les réunions soient prises au sérieux et mènent à des améliorations des modalités des réunions.

Tableau 10 : Formulaire d’évaluation des réunions – Cesser/Commencer/Continuer